Gestión de expedientes

Gestionando tus documentos empresariales de forma sistematizada

La era de las tecnologías ha provocado que todo documento gestionado por una empresa esté informatizado, por lo tanto el volumen de archivos que almacena y tramita es inmenso. Los últimos estudios señalan que un empleado medio ocupa la mitad de su jornada laboral buscando archivos que le son imprescindibles para sus labores. Por tanto, una eficaz organización y sistema de búsqueda de documentos son vitales para ahorrar tiempo en la tramitación diaria.

Desde un gabinete médico hasta un bufete de abogados, pasando por una empresa de motores para la automoción… todo proyecto empresarial necesita organizar sus ficheros de la forma más correcta para no perder oportunidades de negocio con exactas bases de datos de clientes, e incluso para no dejar escapar información vital que puede provocar fallos internos de la administración rutinaria.

Un empleado medio se pasa la mitad de su jornada en la búsqueda de información

Consultoras han llegado a concretar el ahorro de una empresa al contar con un buen mecanismo para clasificar y compartir sus archivos, valorándolo entre un 60 y 70% de su gasto. Cada tiempo perdido en la búsqueda de información es dinero que se escapa por el alcantarillado de la compañía.

El empleado debe obtener a su alcance un sistema capaz de permitir una óptima gestión de expedientes. Lo ideal es que cuentes con un portal que permita el fácil acceso a ese documento que necesitas. Un espacio informático donde se puedan compartir los documentos con quienes precisas hacerlo pero con una seguridad total para salvaguardar los datos o informaciones sensibles de la empresa.

El control de la trazabilidad de un archivo es esencial en esa seguridad, es decir, saber por qué manos informáticas ha pasado ese documento. Así como es relevante en la administración de tanta información poder conocer qué cambios se han producido en un fichero, quién lo ha realizado o incluir fechas de caducidad de uso de un documento. El interés esencial es poder controlar al detalle cada archivo que gestiona la empresa, pero también que ello no suponga una dificultad extra para que el empleado pueda administrar de la forma más cómoda y eficaz esa información que necesita obtener.

Todos los departamentos de la empresa deben colaborar para aprovechar la buena herramienta de gestión de documentos

Ese óptimo sistema de gestión de expedientes es una herramienta obligatoria en cualquier empresa en este siglo XXI. Pero para su buena implantación y desarrollo en la administración diaria se urge de un esfuerzo de colaboración entre todos los departamentos de la empresa. Todos deben implicarse en establecer y mantener una serie de directrices a la hora de guardar y compartir en este portal todo documento de trabajo.

La gran competitividad del mercado actual obliga a ir un paso por delante del resto en cada detalle relativo al día a día del negocio. Poder controlar y gestionar cada información sobre tu sector y tu empresa de forma ágil y segura termina aportando a la compañía que lo consigue un plus de valor en confianza para sus clientes, y esto está a tu alcance.

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